Jak powstaje wydarzenie TEDxNikiszowiec Women? Kulisy organizacji krok po kroku

24 października otworzą się drzwi Fabryki Porcelany w Katowicach. Pojawią się pierwsi uczestnicy, światła skierują się na scenę, a Mówczynie opowiedzą o ideach, które są warte rozpowszechniania. Dla publiczności TEDxNikiszowiec Women potrwa jeden dzień. Dla zespołu organizacyjnego zaczął się wiele miesięcy wcześniej.

Najpierw jest idea, później zaczyna się praca

TEDx to wydarzenia organizowane lokalnie i niezależnie na licencji TED. Każde z nich powstaje dzięki zespołowi, który bierze odpowiedzialność za przełożenie idei na konkretny program i doświadczenie uczestników.

W przypadku TEDxNikiszowiec Women oznacza to miesiące przygotowań prowadzonych równolegle na wielu poziomach: od programu i pracy z Mówczyniami, przez partnerstwa, marketing i PR, po produkcję, kwestie techniczne czy logistykę.

Na początku są więc pytania. O czym chcemy rozmawiać? Jakie perspektywy chcemy pokazać? Co powinno zostać z uczestnikami po zakończeniu wydarzenia? Dopiero później pojawiają się harmonogramy, spotkania, dokumenty, telefony i kolejne terminy w kalendarzu.

Mówczynie i idee, które trafią na czerwoną kropkę

Jednym z najważniejszych etapów jest budowanie programu. TEDxNikiszowiec Women nie jest konferencją opartą na autoprezentacji czy promocji zawodowych osiągnięć. W centrum znajduje się idea – konkretna, zrozumiała i warta przekazania dalej. Wybór Mówczyń to początek całego procesu.

Każde wystąpienie TEDxNikiszowiec Women powstaje w procesie przygotowań. Temat trzeba zawęzić, znaleźć jego najmocniejszy punkt, zbudować narrację i dopracować sposób, w jaki zostanie przedstawiony publiczności. W naszym przypadku dodatkowym wyzwaniem jest czas: Mówczynie mają 8 minut.

Osiem minut w praktyce wymaga ogromnej dyscypliny. Nie ma miejsca na przypadkowe dygresje i kilkanaście równorzędnych wątków. Każde zdanie musi prowadzić do tego, co naprawdę ma zostać zapamiętane.

Mówczynie wspierają Mentorki i Mentorzy

W przygotowaniach towarzyszą doświadczeni eksperci – Mentorki i Mentorzy. Osoby, które dzielą się swoim doświadczeniem, pomagają spojrzeć na wystąpienie z innej perspektywy, zadają pytania i wspierają w kolejnych etapach pracy. Ich zadaniem nie jest napisanie wystąpienia za Mówczynię. Dobra historia musi pozostać jej historią, a idea – jej ideą.

Mentoring ma pomóc wydobyć z niej to, co najważniejsze, uporządkować przekaz i przygotować Mówczynię do momentu, w którym stanie przed publicznością. Za ośmioma minutami wystąpienia stoją jednak tygodnie rozmów, prób i kolejnych wersji wystąpienia.

Równolegle powstaje całe wydarzenie

Podczas gdy Mówczynie pracują nad wystąpieniami, inne części zespołu prowadzą własne procesy.

Trwają rozmowy z Partnerami, powstają materiały graficzne i treści do social mediów, rozwijana jest strona internetowa, planowana jest strategia komunikacji i działania PR. Ktoś pracuje nad przestrzenią wydarzenia, ktoś nad współpracą z partnerami, ktoś inny koordynuje kolejne osoby i pilnuje terminów.

Do tego dochodzą nagrania, zdjęcia, publikacje, spotkania, ustalenia z podwykonawcami i przygotowanie doświadczenia uczestnika – od momentu, w którym po raz pierwszy usłyszy o TEDxNikiszowiec Women, aż do dnia wydarzenia.

Zespół, którego nie zobaczycie na czerwonej kropce

Choć scena przyciąga uwagę to należy pamiętać, że duża część wydarzenia powstaje poza nią. TEDxNikiszowiec Women tworzą osoby odpowiedzialne za różne obszary i posiadające różne kompetencje. Łączy je jeden projekt, ale codzienna praca oznacza dziesiątki mniejszych odpowiedzialności.

Są decyzje podejmowane szybko i takie, które wymagają wielu godzin rozmów, kompromisów, negocjacji. Są pomysły, które zostają z nami od początku, i takie, z których trzeba zrezygnować. Są wiadomości wysyłane późnym wieczorem, poprawki nanoszone po raz kolejny i momenty, kiedy jedno rozwiązanie uruchamia następne trzy zadania.

Organizacja wydarzenia na taką skalę nie jest prostą drogą od pomysłu do realizacji. Bardziej przypomina układanie ruchomych elementów, które ostatecznie muszą spotkać się w jednym miejscu i czasie. 24 października – w Fabryce Porcelany w Katowicach.